Na czym polega koordynacja ślubu i wesela?

To połączenie Waszych wcześniejszych ustaleń w scenariusz uroczystości i dopilnowanie, aby usługodawcy mogli zrealizować swoją pracę zgodnie z tym planem. Wy przygotowujecie ślub, a wedding planner poznaje szczegóły, sprawdza zależności i przejmuje prowadzenie uzgodnionych działań podczas wydarzenia.

Dzięki temu możecie skupić się na przeżywaniu tego dnia z bliskimi, a organizacyjne pytania mają swojego adresata. Koordynator wie, kto ma przyjechać, co powinno być gotowe i komu trzeba przekazać zmianę.

Dlaczego praca zaczyna się przed ślubem?

Nie wystarczy pojawić się na miejscu w sobotę, żeby dobrze połączyć pracę kilku czy kilkunastu firm. Najpierw trzeba poznać umowy, zamówienia i ważne ustalenia z korespondencji oraz sprawdzić, czy tworzą wykonalny plan.

Termin rozpoczęcia pracy zależy od projektu i umówionego zakresu, dlatego ustalacie go indywidualnie. Rezerwacja koordynacji z wyprzedzeniem nie oznacza automatycznie, że od chwili podpisania umowy wedding planner zajmuje się wszystkimi brakującymi usługami.

Co obejmuje przygotowanie koordynacji?

  • Przegląd ustaleń i brakujących informacji, żeby wiadomo było, co zamówiono i kto za co odpowiada.
  • Scenariusz ślubu i wesela uwzględniający montaże, przygotowania, przejazdy i ważne dla Was momenty.
  • Plan końcowych przygotowań z zadaniami, terminami i osobami odpowiedzialnymi za ich wykonanie.
  • Potwierdzenie planu z ekipami, aby wykonawcy znali aktualne ustalenia i możliwości realizacji swoich zadań.
  • Uzgodnienie wariantów na zmiany, na przykład planu na niepogodę podczas ceremonii plenerowej.

Co dzieje się podczas uroczystości i po niej?

Wedding planner łączy działania ekip, obiektu i swojego zespołu, sprawdza gotowość kolejnych elementów oraz pomaga gościom odnaleźć się w planie dnia. Gdy coś trwa dłużej, ocenia wpływ przesunięcia na pozostałe punkty i przekazuje potrzebne informacje.

Po weselu może dopilnować uzgodnionych demontaży, zwrotów, rozliczeń czy przekazania powierzonych rzeczy. Zakres tych działań i moment zakończenia współpracy powinny być ustalone wcześniej.

Gdzie kończy się koordynacja, a zaczyna organizacja?

Jeśli nadal trzeba znaleźć dekoratora lub transport, zebrać oferty i dopiero zorganizować wykonanie usługi, jest to dodatkowa praca organizacyjna. Możecie ją powierzyć wedding plannerowi po ustaleniu zakresu oraz wyceny.

Przed wyborem oferty zapytajcie, kiedy zaczynają się przygotowania do koordynacji, kto będzie na miejscu, jakie zadania obejmuje cena i jakie informacje musicie przekazać. Dzięki temu łatwiej porównacie rzeczywisty zakres wsparcia.

Dobierzcie wsparcie do Waszych potrzeb

Sprawdźcie, jakie usługi oferuje wybrana osoba, i porozmawiajcie o tym, co jest dla Was ważne.

Poznajcie wedding plannerów

Porównajcie także inne formy współpracy:

Opracowanie: Wedding Planners Poland, na podstawie materiałów Akademii Wytwórni Ślubów o usługach wedding plannera.