In cosa consiste il coordinamento del matrimonio?

Significa riunire gli accordi precedenti in un programma e assicurarsi che i fornitori possano svolgere il proprio lavoro secondo il piano. Voi organizzate il matrimonio, mentre il professionista ne studia i dettagli, verifica come si integrano e si occupa dei compiti concordati durante l'evento.

Potete così concentrarvi sul tempo con i vostri cari, mentre un'altra persona gestisce le questioni organizzative. Chi coordina sa chi deve arrivare, cosa deve essere pronto e chi va informato di un cambiamento.

Perché il lavoro comincia prima delle nozze?

Presentarsi in location il sabato non basta per coordinare il lavoro di diversi fornitori. Prima occorre esaminare contratti, ordini e accordi importanti nella corrispondenza, verificando che formino un piano realizzabile.

La data d'inizio dipende dal progetto e dai compiti concordati, quindi si stabilisce individualmente. Prenotare il coordinamento in anticipo non significa automaticamente che il professionista organizzi tutti i servizi ancora mancanti dal momento della firma del contratto.

Cosa comprende la preparazione al coordinamento?

  • Verifica degli accordi e delle informazioni mancanti, per sapere cosa è stato ordinato e chi è responsabile di ogni compito.
  • Un programma della giornata che comprenda allestimento, preparativi, spostamenti e i momenti per voi importanti.
  • Un piano per gli ultimi preparativi con compiti, scadenze e persone responsabili.
  • Conferma del piano con i fornitori, affinché conoscano gli accordi aggiornati e le condizioni in cui svolgeranno il lavoro.
  • Definizione di soluzioni alternative, ad esempio in caso di maltempo per una cerimonia all'aperto.

Cosa accade durante il matrimonio e dopo?

Il wedding planner coordina i fornitori, il personale della location e il proprio team, verifica che ogni elemento sia pronto e aiuta gli ospiti a seguire l'organizzazione della giornata. Se qualcosa richiede più tempo, valuta l'effetto del ritardo sul resto del programma e comunica le informazioni necessarie.

Dopo il ricevimento può supervisionare lo smontaggio, le restituzioni, i pagamenti o la consegna degli oggetti affidati, secondo gli accordi. L'ambito di questi compiti e il termine della collaborazione vanno definiti in anticipo.

Dove finisce il coordinamento e inizia l'organizzazione?

Se occorre ancora cercare un decoratore o un trasporto, raccogliere preventivi e organizzare il servizio, si tratta di lavoro aggiuntivo di pianificazione. Potete affidarlo al wedding planner dopo averne concordato ambito e compenso.

Prima di scegliere una proposta, chiedete quando inizia la preparazione al coordinamento, chi sarà presente, quali compiti sono inclusi nel prezzo e quali informazioni dovete fornire. Sarà più facile confrontare il supporto effettivo delle diverse offerte.

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A cura di Wedding Planners Poland, sulla base dei materiali di Akademia Wytwórni Ślubów sui servizi del wedding planner.