Was umfasst die Hochzeitskoordination?

Dabei werden eure bisherigen Absprachen in einem Ablaufplan zusammengeführt und die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass alle Dienstleister danach arbeiten können. Ihr plant die Hochzeit, während der Hochzeitsplaner die Details kennenlernt, Zusammenhänge prüft und die vereinbarten Aufgaben während der Feier übernimmt.

So könnt ihr den Tag mit euren Liebsten genießen, während organisatorische Fragen eine feste Ansprechperson haben. Die Koordination weiß, wer ankommt, was bereitstehen muss und wer über Änderungen informiert werden soll.

Warum beginnt die Arbeit vor der Hochzeit?

Erst am Samstag vor Ort zu erscheinen reicht nicht, um mehrere oder ein Dutzend Unternehmen aufeinander abzustimmen. Zunächst müssen Verträge, Bestellungen und wichtige schriftliche Absprachen geprüft werden, damit daraus ein umsetzbarer Plan entsteht.

Der Beginn richtet sich nach dem Projekt und dem vereinbarten Umfang und wird individuell festgelegt. Eine frühzeitige Buchung der Koordination bedeutet nicht automatisch, dass der Planer ab Vertragsunterzeichnung alle noch fehlenden Leistungen organisiert.

Was gehört zur Vorbereitung der Koordination?

  • Prüfung der Absprachen und fehlender Informationen, damit klar ist, was bestellt wurde und wer wofür zuständig ist.
  • Ein Ablaufplan für Trauung und Feier mit Aufbau, Vorbereitungen, Fahrten und den Momenten, die euch wichtig sind.
  • Ein Plan für die letzten Vorbereitungen mit Aufgaben, Fristen und den jeweils verantwortlichen Personen.
  • Bestätigung des Plans mit den Teams, damit die Dienstleister die aktuellen Absprachen und die Möglichkeiten ihrer Umsetzung kennen.
  • Abstimmung von Alternativen, etwa eines Schlechtwetterplans für eine Trauung im Freien.

Was passiert während und nach der Hochzeit?

Der Hochzeitsplaner stimmt Dienstleister, Location und eigenes Team aufeinander ab, prüft die Bereitschaft der einzelnen Elemente und unterstützt die Gäste beim Tagesablauf. Dauert etwas länger, bewertet er die Folgen für den restlichen Plan und gibt die nötigen Informationen weiter.

Nach der Feier kann er vereinbarte Abbauarbeiten, Rückgaben, Abrechnungen oder die Übergabe anvertrauter Gegenstände begleiten. Umfang und Ende dieser Aufgaben sollten vorher feststehen.

Wo endet Koordination und beginnt Planung?

Müssen noch Dekoration oder Transport gefunden, Angebote eingeholt und Leistungen organisiert werden, ist das zusätzliche Planungsarbeit. Ihr könnt sie nach Vereinbarung von Umfang und Preis an den Hochzeitsplaner übertragen.

Fragt vor der Auswahl, wann die Vorbereitung beginnt, wer vor Ort sein wird, welche Aufgaben der Preis umfasst und welche Informationen ihr bereitstellen müsst. So könnt ihr den tatsächlichen Leistungsumfang besser vergleichen.

Wählt die Unterstützung, die zu euch passt

Schaut euch die angebotenen Leistungen an und sprecht darüber, was euch wichtig ist.

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Erstellt von Wedding Planners Poland auf Grundlage der Materialien der Akademia Wytwórni Ślubów zu den Leistungen eines Hochzeitsplaners.